Je hebt een passende aanbieder gekozen, het onderzoek zorgvuldig samengesteld en alle medewerkers uitgenodigd. Toch blijft de deelname aan het PMO of PAGO achter. Dat is jammer, want hoe meer medewerkers deelnemen, hoe groter de waarde van het onderzoek voor zowel de medewerker als de organisatie.
Een hoge deelname ontstaat meestal niet vanzelf. De manier waarop je het onderzoek introduceert, de duidelijkheid over privacy en het gemak waarmee medewerkers kunnen deelnemen, maken een groot verschil. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers het PMO of PAGO niet als een verplicht nummer zien, maar als een waardevol aanbod?
Begin met een duidelijk doel
Leg medewerkers uit waarom je het onderzoek aanbiedt. Doe je dit om werkgerelateerde gezondheidsrisico’s vroegtijdig te signaleren? Wil je medewerkers meer inzicht geven in hun gezondheid en vitaliteit? Of wil je op organisatieniveau beter kunnen sturen op preventie en duurzame inzetbaarheid? Een algemene boodschap zoals ‘Binnenkort vindt het PMO plaats’ nodigt niet direct uit om deel te nemen. Maak daarom duidelijk wat het onderzoek de medewerker persoonlijk oplevert. Denk bijvoorbeeld aan:- inzicht in de eigen gezondheid en vitaliteit;
- het vroegtijdig herkennen van mogelijke gezondheidsrisico’s;
- praktische en persoonlijke adviezen;
- de mogelijkheid om vragen met een deskundige te bespreken;
- ondersteuning om gezond en duurzaam inzetbaar te blijven.
Presenteer het PMO als een cadeau
Een PMO is meer dan een onderzoek of vragenlijst. Je kunt het als werkgever aanbieden als een cadeautje aan medewerkers: een persoonlijk en vertrouwelijk moment om stil te staan bij hun gezondheid. Daarmee laat je zien dat je aandacht hebt voor hun welzijn en niet pas in actie komt wanneer iemand uitvalt. Kies daarom voor een positieve uitnodiging, met de nadruk op gezondheid, preventie en persoonlijke meerwaarde. Vermijd communicatie die controlerend overkomt. Formuleringen zoals ‘Wij willen weten hoe gezond onze medewerkers zijn’ kunnen juist wantrouwen oproepen. Benadruk dat iedere deelnemer de eigen resultaten ontvangt en zelf beslist wat hij of zij met de persoonlijke adviezen doet.Wees duidelijk over privacy
Onzekerheid over privacy is een belangrijke reden om niet deel te nemen. Medewerkers kunnen bang zijn dat hun leidinggevende toegang krijgt tot persoonlijke antwoorden, medische metingen of andere gezondheidsgegevens. Leg daarom vooraf duidelijk uit dat:- persoonlijke resultaten niet met de werkgever worden gedeeld;
- iedere medewerker uitsluitend de eigen rapportage ontvangt;
- medische en individuele gegevens vertrouwelijk worden behandeld;
- de werkgever alleen een geanonimiseerde groepsrapportage kan ontvangen;
- een groepsrapportage alleen wordt opgesteld als resultaten niet tot individuele medewerkers herleidbaar zijn.
Maak deelname zo gemakkelijk mogelijk
Zelfs gemotiveerde medewerkers kunnen afhaken wanneer deelname ingewikkeld is of veel tijd kost. Kijk daarom goed naar de praktische uitvoering. Een online vragenlijst kan vaak op een zelfgekozen moment worden ingevuld. Voor medische metingen of persoonlijke gesprekken kan uitvoering op de eigen werklocatie de drempel verlagen. Bij organisaties met meerdere locaties kan een mobiele onderzoeksbus een praktische oplossing zijn. Houd daarnaast rekening met:- werktijden en ploegendiensten;
- medewerkers zonder vaste computer of werkplek;
- voldoende beschikbare tijd tijdens werktijd;
- duidelijke instructies voor het maken van een afspraak;
- de bereikbaarheid van een externe onderzoekslocatie;
- taalniveau en eventuele meertalige communicatie.
Communiceer vaker dan één keer
Eén e-mail is meestal niet voldoende om medewerkers te bereiken en te activeren. Bouw de communicatie daarom op in verschillende momenten. Je kunt bijvoorbeeld starten met een aankondiging waarin je uitlegt waarom het PMO of PAGO wordt aangeboden. Daarna volgt de persoonlijke uitnodiging met praktische informatie. Stuur vervolgens één of meerdere vriendelijke herinneringen voordat de inschrijving sluit. Gebruik verschillende communicatiekanalen, zoals:- e-mail;
- intranet;
- posters op de werkvloer;
- een teamoverleg;
- een bericht van de directie;
- uitleg door leidinggevenden;
- een korte video of veelgestelde vragen.
Betrek de ondernemingsraad en leidinggevenden
De ondernemingsraad kan helpen om vragen en zorgen van medewerkers al tijdens de voorbereiding te signaleren. Ook kan de OR bijdragen aan heldere communicatie en het vertrouwen in het onderzoek vergroten. Leidinggevenden spelen eveneens een belangrijke rol. Zij hoeven medewerkers niet te overtuigen of te controleren, maar moeten wel weten wat het doel van het onderzoek is. Zo kunnen zij praktische vragen beantwoorden en medewerkers daadwerkelijk de ruimte geven om tijdens werktijd deel te nemen. Het is daarbij belangrijk dat leidinggevenden niet bijhouden wie wel of niet deelneemt. Deelname aan een PMO of PAGO is voor medewerkers in de meeste situaties vrijwillig.Laat zien dat je iets met de uitkomsten doet
Medewerkers zijn eerder bereid om deel te nemen wanneer zij merken dat eerdere onderzoeken ook werkelijk tot verbeteringen hebben geleid. Krijg je een geanonimiseerde groepsrapportage? Communiceer dan welke algemene aandachtspunten daaruit naar voren komen en welke vervolgstappen je gaat zetten. Denk bijvoorbeeld aan:- ondersteuning bij werkdruk of mentale belasting;
- aanpassingen van werkplekken;
- meer aandacht voor slaap en herstel bij ploegendiensten;
- workshops over vitaliteit;
- coaching of andere preventieve interventies;
- verbeteringen in de arbeidsomstandigheden.
Kies een aanbieder die deelname ondersteunt
De aanpak van de aanbieder heeft veel invloed op de uiteindelijke deelname. Sommige aanbieders leveren alleen het onderzoek, terwijl andere ook helpen met de communicatie, planning, herinneringen en uitvoering op locatie. Vraag daarom vooraf:- welke ondersteuning bij de communicatie is inbegrepen;
- of uitnodigingen en herinneringen worden verzorgd;
- hoe medewerkers zich kunnen aanmelden;
- of uitvoering op locatie mogelijk is;
- welke talen beschikbaar zijn;
- hoe privacyvragen worden beantwoord;
- hoe de voortgang van de deelname wordt gevolgd;
- welke ondersteuning na het onderzoek wordt geboden.
